ماهي إيجابيات وسلبيات عملية مراقبة الموظفين ؟

كما هو الحال في الكثير من الانشطة التجارية والصناعات حيث استحوذت معايير العمل عن بعد الجديدة اهتمام الكثيرين الامر الذي بات معه ضرورة ان يعمل المديرين التنفيذيين المعنيين بهذا القطاع على معرفة أفضل الطرق لدعم هذه الفئة من العاملين، ونخص هنا بما يتعلق بالمعدات اللازمة التي تمكنهم من الاستمرارية لمواصلة عملهم كما يجب ان يكون وللحفاظ على الإنتاجية على نفس المستوى في جميع أنحاء الشركة، الامر الذي يتطلب لحلول تقنية جديدة مستحدثة وحيث لا يمكنك عمليا الانتقال إلى حيث يعمل موظفيك لتحقق من الاداء وان سير العمل يتجه الى حيث تريد.

هناك العديد من الشركات تعتمد على مراقبة الموظفين بطرق تقنية حديثة وهي الطرق الطبيعية للتغلب على صعوبات العمل عن بعد وصولا للحفاظ على موثوقية ماتقدمه شركتك من سلع وخدمات. بتلك الطرق يمكنك مراقبة أداء موظفيك من أي مكان مهما بعدت المسافات والتأكد من أن لديهم كل ما يحتاجونه للقيام بعملهم على أكمل وجه، وتقديم المساعدة التقنية اللازمة عند وجود مشاكل وادارتها عبر برنامج مراقبة متخصص للعمل على بعد.

تعد وسائل المراقبة التقنية هي الحل الامثل والتي تحتاجها أنت وموظفيك عندما يكون بينك وبينهم مسافات كالعمل عن بعد. الا ان هناك العديد من الأشخاص يعتبرون هذا الامر مرجعه عدم الثقة خصوصا عندما تتم مراقبة الموظفين بالوسائل المختلفة ومنها المراقبة بالفيديو، وهو مايترك انطباعا سيئا على هذه الفكرة برمتها.

نحن في CleverControl نهدف إلى تبديد هذه الفكرة السيئة حول تقنيات المراقبة وكيفية الخروج بها بشكل صحيح لتتحول الى أمر خدمي ونافع لأصحاب العمل والموظفين في وقت واحد.
سوف نستعرض هنا المزيد عن إيجابيات وسلبيات مراقبة الموظفين، مما يتيح لك خيار الاعتماد على هذه التقنية من عدمه.

في ذات الوقت وعندما تنتهي من قراءة هذا المقال، لن يكون لديك فقط قائمة بالمزايا والعيوب التي يجب أن تراعيها بنفسك، لكنك ستتعرف أيضا على كيفية تقليل عيوب عملية مراقبة الموظفين وان تكتشف بنفسك المشكلات في إنتاجية العاملين كي تتمكن عبر حلول المراقبة الموثوقة ان تساهم في حلها.

أنواع المراقبة ( مراقبة الموظفين ) :

على الرغم أن هذا المصطلح ليس جديدا، إلا أن التقدم التقني مكننا من الوصول الى أشكال وأنواع عديدة من وسائل مراقبة الموظفين. من بين هذه الأنواع والأكثر شيوعا هي :

1. تتبع اوقات العمل :

وهذا يستلزم الاعتماد على الساعة الافتراضية. حيث يستخدم الموظفون ساعة رقمية للضغط عليها لإثبات موعد بدء العمل وانتهائه ومايترتب على الساعة وقواعد بياناتها من الجداول الزمنية الخاصة بكل موظف لتتمكن في النهاية من معرقة الوقت الذي يقضيه الموظفون في مكان عملهم.

2. تتبع وسائل التواصل الاجتماعي :

يستلزم هذا النوع من المراقبة مراقبة حسابات الموظفين الخاص منها والعام على وسائل التواصل الاجتماعي واستخدام هذه المنصات اثناء اوقات العمل الرسمية.

3. تتبع المواقع التي يزورونها :

تكشف لك البرامج المخصصة في تتبع حركة الموظفين على شبكة الانترنت بما في ذلك مواقع الويب التي يزورونها بشكل متكرر او يومي. يمكن لكل من الموظفين في المكاتب داخل الشركة وهؤلاء العاملين عن بعد من استخدام شبكة الانترنت بالقدر المناسب في الاوقات المخصصة لذلك.

4. مراقبة التطبيقات :

يمكنك هنا من فحص كيفية استخدام التطبيقات والأدوات والبرامج والبنية التحتية المتصلة بها بفضل حلول المراقبة التي نقدمها. فهي تجمع المعلومات والبيانات الدقيقة التي يمكنك مراجعتها وتحليلها.

5. تتبع البريد الإلكتروني :

تعد قراءة رسائل البريد الإلكتروني التجارية الصادار منها والوارد والتي تذهب إلى موظفيك جزءا من هذا النوع من المراقبة. يجعل من السهل عليك مراقبة كل من المحادثات الداخلية والخارجية ان كانت تسير وفق التعليمات والانظمة الخاصة بالشركة.

6. تتبع المكالمات :

باستخدام هذه التقنية ، يمكنك تسجيل المكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو الخاصة بالموظف والاستماع إليها عبر البرامج الأكثر شعبية المخصصة لذلك.

7. تتبع الموقع الجغرافي :

لاستخدام هذه الاستراتيجية، عليك تتبع مكان تواجد موظفيك عبر تقنية نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) لتتعرف على اماكنهم في جميع الأوقات. هذه التقنية ناجحة ومفيدة حال كان موظفيك يستخدمون مركبات تعود ملكيتها للشركة. قد لا يسمح لك باستخدام تتبع GPS على أجهزة الموظفين الشخصية خصوصا إذا كانت شركتك تعتمد سياسة BYOD.

8. المراقبة بالفيديو :

على مدى العقود القليلة الماضية، كان هذا النوع من المراقبة معتمد للعديد من الشركات حيث يجب التقاط كل مايجري بين الموظفين والعملاء على الكاميرا. هذا الخيار بالاعتماد على المراقبة بالفيديو صالح للمكاتب داخل الشركة وليس للشركات والمكاتب البعيدة.

9. تسجيل مايكتب عبر لوحة المفاتيح :

يمكنك معرفة مايكتبه موظفوك باستخدامك لبرامج تسجيل لوحة المفاتيح حيث تعمل على تسجيل كل مايتم كتابته. على الرغم من وجود قيود على كيفية استخدام هذه البرامج keylogger وشكوك حول شرعية استخدامها على اجهزة الموظفين او في المكاتب ، إلا أنها عمليا يمكن أن تقدم سجلا معلوماتيا حيويا عن موظفيك.

فيما يتعلق بجودة عملية رصد أداء الموظفين، لا توجد إجابة موحدة على ذلك لاختلاف شركة عن اخرى فلكل شركة خصوصيتها, يمكن أن يعمل نوع واحد بشكل أفضل من الآخر. فمن الضروري البحث عن استراتيجية مراقبة مناسبة لشركتك عند الاعتماد على تقنيات المراقبة المختلفة المتوفرة.

تتبع اوقات العمل

إيجابيات عملية مراقبة الموظفين :

بطريقة او بأخرى قد تستفيد الشركات من عملية مراقبة الموظفين، بما في ذلك زيادة الإنتاجية وخفض التكاليف.

1. زيادة الإنتاجية :

مع تبني المزيد من الشركات لآليات العمل عن بعد ، قد تواجه معها بعض المشاكل في الإدارة والإنتاجية. ثمة دراسة تقول أن العمال يؤدون أداء أفضل عندما يكونون على دراية تامة انهم قيد المراقبة. وفقا لتلك الدراسة زادت أرباح الأنشطة التجارية بنسبة 7٪ عندما عرف الموظفون أنهم يخضعون للمراقبة. كان العمال أكثر إنتاجية ووعيا بدورهم الوظيفي والمهام الموكولة اليهم.
هنا, عليك الحفاظ على قوة اداء الشركة بإعتماد أفضل الطرق لمراقبة الموظفين.

2. تحسين أداء الفريق :

يمكنك ملاحظة كيفية عمل الموظفين طوال ساعات عملهم، بما في ذلك كيفية تعاونهم فيما بينهم. معرفتك لهذه التفاصيل تمكنك من بناء فرق أقوى يمكنها العمل كوحدة واحدة لتحسين الأداء بشكل عام ، يمكنك تقديم مهام تأخذ في الاعتبار مهارات وأوجه القصور في موظفيك. ونتيجة لذلك، يمكن للفرق المتوازنة بشكل أفضل إنشاء عمل عالي الجودة بشكل أسرع.

هذه المعرفة مفيدة لعمالك أيضا. فلا أحد يحب العمل مع شخص يتجاهل المهام المنوط بها أو يتجاهل التزاماته الوظيفية, هذا موظف يصعب الانسجام معه بكل الاحوال. بالإضافة إلى ذلك ، من المحتمل أن بعض الموظفين يفضلون العمل بوظائف غير محببة أو صعبة بالنسبة لهم. بمعنى آخر ، يمكنك في كل الاحوال تحسين سير عمل فريقك واستمتاعه بمكان العمل باستخدام ماتملكه من معلومات تم جمعها من خلال عملية المراقبة.

3. التكلفة مستحقة مقابل الخدمة :

برامج مراقبة الموظفين ليست باهظة الثمن في العادة ،على كل مستخدم دفع 20 دولارا إلى 150 دولارا سنويا. وكما هو الحال مع البرامج الأخرى، يتم تحديد التكلفة بحسب المهام التي تريد تنفيذها وعدد التراخيص التي تحتاجها. غالبية الأنظمة هنا لا تفرض رسوما إضافية. ومع ذلك، فإن تجديد الـ IP والترقيات مثل ترخيص الهاتف المحمول ومراقبة الموقع الجغرافي قد تحمل كلفا مرتفعة نسبيا.

4. زيادة الأمان :

يمكنك معرفة المستندات المحفوظة والبرامج المثبتة ومواقع الويب التي تمت زيارتها والاتصالات المتبادلة على أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة المملوكة للشركة ذلك عند استخدام برنامج مراقبة الموظفين.
والاحتفاظ ببيانات العملاء والمعلومات المالية وأوراق الشركة.

يمكن أن يحمي ذلك نشاط شركتك من الثغرات الأمنية والتهديدات الداخلية وأي نشاط مشبوه. قد يقوم برنامج مراقبة الموظفين بالإخطار والتنبيه عندما يصل الشخص إلى البيانات التي لا ينبغي له الوصول إليها ، سواء تم ذلك عن قصد أو عن طريق الخطأ.

5. زيادة الإيرادات :

وبطبيعة الحال، فإن زيادة الكفاءة وخفض الإجراءات غير الضرورية ستؤدي إلى ارتفاع الدخل. والأفضل من ذلك ، قد تساعدك حلول المراقبة والإدارة المختص في خفض النفقات عن طريق اكتشاف البرامج المكررة أو غير المستغلة الى خفض تكاليف ترخيصها.

سلبيات مراقبة الموظفين :

مراقبة الموظفين لها عيوب مختلفة ، على الرغم من أنه يمكن القيام بها بنجاح وتجاوزها:

1. الأخلاقيات وعدم الثقة :

تثير مراقبة الموظفين أسئلة أخلاقية ، خاصة فيما يتعلق بالروح المعنوية للموظفين في مكان العمل. يمكن لهم القول أنك لا تقدرهم ولا تثق بهم أو انك كصاحب عمل تعتدي على خصوصيتهم. يمكن أن يؤدي ذلك إلى نمو حالة الكراهية وانخفاض ثقتهم بك وبالتالي انخفاض معنوياتهم.

الموظفون الذين لايشاركون في العمل هم أقل إنتاجية وأكثر عرضة لترك الوظيفة تماما الامر الذي قد يضر بالشركة لارتفاع معدل الاستقالات والتعيينات، ويضع ضغطا إضافيا على موظفيك الحاليين، ويدمر صورة مؤسستك مع العمال المحتمل تعيينهم. بمعنى آخر ، يمكن أن يكون للمراقبة نتيجة معاكسة لما كنت تتوقعه.

2. التكلفة في الوقت والموارد :

عملية مراقبة الموظفين قد تستهلك الوقت والمال. يجب عليك ان تبحث جيدا لتحديد أفضل أدوات المراقبة ، وتطوير سياسة جديدة خاصة بك، ثم وضع هذه الأدوات موضع التنفيذ داخل شركتك. بمجرد إعداد النظام ، يجب أن تسعى جاهدا لتحسين إجراءات التتبع والإدارة للحصول على أفضل النتائج المرجوة. بالإضافة إلى ذلك، ستحتاج إلى فرز جميع البيانات التي تحصل عليها ، خاصة إذا كنت ترغب في استخدامها للنهوض بشركتك.

3. فهم البيانات يحتاج وقتا :

يستغرق تحليل نشاط الموظف وقتا ويتطلب دراسة متأنية. تحليل هذه البيانات سيساعدك في اتخاذ القرارات المناسبة، ولكن ايجازها قد يستغرق وقتا. المرونة في التعاطي مع هذا الامر تحتاج إلى بعض الجهد.

4. خطورة كثرة الوصول :

قد تصادف عن غير قصد معلومات حساسة مثل تفاصيل الحساب المصرفي أو السجلات الطبية أو الاتصالات الحميمة عندما تقوم من عمليات الوصول إلى بيانات الموظف وسلوكه عبر الإنترنت. قد يتم استغلال خصوصية الموظف أو الكشف عنها للآخرين إذا تم اختراق نظامك.

5. المسائل القانونية :

نظرا لأن مراقبة الموظفين قد تعتمد على انظمة الدولة ، فقد تعتقد بشرعيتها أحيانا وبالضبابية بعض الشيء أحيانا, لكن في معظم الاحيان مراقبة مكان العمل يعتبر قانوني تماما ، خاصة عند مراقبة أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالعمل وغيرها من الأجهزة. والافضل هنا ان تكون شفافا تماما مع الموظفين التابعين لك للتخفيف من مخاوفهم حول الخصوصية وشرعية عملية المراقبة.

الاعتبارات الأخلاقية لمراقبة الموظفين :

للحصول على وضوح تام بشأن حقوقك وحقوق موظفيك ، يجب عليك دائما طلب المشورة من المستشار القانوني لشركتك. على الرغم من قانونية عملية مراقبة الموظفين، إلا أن لوائح الخصوصية قد تختلف حسب الدولة والمجتمع.

بالطبع ، لا ينبغي أن تكون اللوائح التي تحكم مراقبة الموظفين وصلاحيتها هي العوامل الوحيدة التي يجب مراعاتها. والأهم من ذلك بكثير هو اتخاذ موقف أخلاقي يعتمد على بناء الثقة بين أعضاء فريقك ودعمها وهو أمر بالغ الأهمية لأنه يمنع المديرين من انتهاك خصوصيتة الموظفين والابقاء على الحالة في اجواء مريحة.

والخبر السار هو أن مراقبة أنشطة العمل الرقمية لعملائك أمر ممكن دون تعريض ثقتهم أو خصوصيتهم للخطر. إليك ما عليك القيام به :

انظر إلى القوى الدافعة وقدرتك على القيادة :

استخدام البيانات لايقل أهمية عن تتبع الموظفين كما هو الحال للحصول عليها. تأكد من استخدام البيانات التي تجمعها من أجهزة كمبيوتر لزيادة الإنتاجية فقط.

كن منفتحا وصادقا :

عدم الانفتاح هو القضية الرئيسية فيما يتعلق بأخلاقيات مراقبة الموظفين. أعضاء فريقك لديهم تخوفات محددة بشأن الخصوصية، سواء كنت تتعقب الموظفين النظاميين أو العاملين عن بعد.

لا تستخدم أبدا المراقبة الانتقائية :

من المغالطة أن تعتقد ان عملية مراقبة الموظفين يجب أن تستخدم فقط للعاملين عن بعد ، على الرغم من أن بعض المديرين ربما كانوا مهتمين بها في البداية للتأكد من أن الموظفين البعيدين يعملون بجد ومنتجين.

كن على دراية بالمعلومات التي تجمعها :

يجب عليك الحفاظ على حدود ثابتة بين الامر الشخصي والمهني، نظرا لان هناك من يعمل عن بعد وهناك استخدام متزايد للأدوات الشخصية الخاصة بالأعمال. عليك استخدم نظاما أساسيا لمراقبة الموظفين وأدوات تمكنك من إيقاف عملية المراقبة على أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بالموظفين متى كانوا خارج ساعات العمل العادية لحمايتهم من الوصول الى بياناتهم الشخصية.

هل من القانوني مراقبة موظفيك؟

تراقب الشركات الموظفين سواء أولئك الذين يعملون عن بعد أو أولئك الذين يعملون داخل مكاتب الشركة, أمضى فريق CleverControl سنوات في تدريب المديرين على تحسين فوائد هذا النهج عندما يتم تنفيذه بشكل مفتوح وتعاوني.

نحن نعلم أن تتبع الموظفين يخلق العديد من المخاوف حول خصوصية مكان العمل والمعضلات الأخلاقية وما الى ذلك من لوائح. توضح لك هذه المقالة كيفية تخفيف هذه المخاوف باستخدام CleverControl.

يوفر CleverControl الذي يعتمد على الخدمات السحابية إمكانات الوصول والمراقبة عن بعد للشركات مهما بلغ حجمها . ويهدف النظام إلى تتبع نشاط الموظفين، وقياس عملية الإنتاج، والحماية من اي عملية اختراق للبيانات.
يعمل CleverControl بشكل لا يمكن اكتشافه ولا يظهر للأجهزة التي تتم مراقبتها.

يمكن للمديرين القيام بمهام المراقبة المباشرة من منصة CleverControl وعرض ما يصل إلى 16 جهازا للموظفين في وقت واحد. الاحتفاظ بسجب لزيارات المواقع على شبكة الانترنت, استخدامات التطبيق ومايتم كتابته على لوحة المفاتيح ونشاط الموظف على الشبكة الاجتماعية واجراءات اخرى.

يمكن للمديرين الوصول إلى لقطات الشاشة ونشاط محرك البحث وتسجيلات الميكروفون، ذلك كله عن طريق CleverControl.

الخاتمة :

يجب أن يكون لدى أصحاب العمل رؤية دقيقة للمشاريع التي يشارك فيها موظفوهم يوميا. لقياس إنتاجيتهم، تستخدم العديد من الشركات برنامج مراقبة الموظفين, وعلى الرغم من أن استخدام هذه التقنيات يمكن أن يزيد من الإنتاجية، إلا أن هناك عيوبا، خاصة في كيفية شعور الناس حول هذا الامر.

من الضروري فهم ايجابيات وعيوب مراقبة الموظفين قبل اختيار ما إذا كنت سيستخدم هذا النوع من البرامج.

زر الذهاب إلى الأعلى